怎麼設計提案簡報架構?BCG顧問的客戶溝通技巧 | 就是愛看書
2021年9月14日—看完這篇,不再只會照唸PPT簡報!時間分配(TimeAllocation)BCG所使用的時間分配原則,大致上是以「一張投影片2分鐘」的基礎來計算,由此分配每張 ...
|本文摘自《BCG問題解決力》[1]一書,由時報出版授權刊登,徐瑞廷著,黃菁媺文字整理|首圖/xFrame
簡報必須包含關鍵訊息,以清楚傳達具說服力的重點,而妥善應對Q&A的臨場反應,是決定一場簡報會議成功與否的關鍵。看完這篇,不再只會照唸PPT簡報!
時間分配(Time Allocation)BCG所使用的時間分配原則,大致上是以「一張投影片2分鐘」的基礎來計算,由此分配每張投影片所需要囊括的資料量多寡。2分鐘報告完一張投影片只是計算的基礎,一般來說,一份完整的投影片中,必然會包括一些含有關鍵訊息的投影片,以及一些只需要簡單帶過的投影片。在2分鐘內能夠報告完的資訊量,所指的是含有關鍵訊息的投影片,其餘則可以用較少的時間帶過。
若以一場30分鐘的會議為例,時間的分配可能如下:
1張執行摘要:1(張)× 1(分鐘)=1分鐘
8張關鍵訊息:8(張)× 2(分鐘)=16 分鐘
6張簡單帶過的資訊:6(張)× 0.5(分鐘)=3分鐘
依照這樣的時間安排,投影片的總數約為15張,而整份簡報報告完約花費20分鐘,剩下的10分鐘則是保留給客戶詢問問題以及進行討論的時間。
以投影片作為簡報的輔助工具,最忌諱張數過多或過少。投影片張數過多,幾秒鐘就切換一次,會讓人有眼花撩亂的感覺,因此建議將其他投影片進行精簡或是放至附錄中;張數過少,則表示你在投影片的版面中壓縮了過多的資訊,當你停留在同一張投影片上過久,不僅讓人難以有效吸收資訊,更會導致聽者昏昏欲睡,此時則要調整簡報內容資訊量多寡,重新進行簡報設計。
設計簡報流程(Presentation Flow)簡報的設計流程,意指如何安排投影片的順序,進而能夠清楚表達你所想要傳達的關鍵訊息。如何設計簡報流程並沒有黃金定律,一樣是依照這份簡報所希望達到的目標來設計。
下面簡單示範兩種可能的流程...
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